Energie

Prozessautomatisierung und Digitalisierung der Zählerstandserfassung eines kommunalen Versorgungsunternehmens

Wie ein kommunaler Versorger ab sofort 95 % mehr Zeit hat, sich auf Weihnachten zu freuen

Ein kommunales Versorgungs- und Verkehrsunternehmen übernimmt im Auftrag der Stadt unter anderem die Abwasserbeseitigung für über 300.000 Kunden. In diesem Zusammenhang müssen regelmäßig viele tausend Abwasser-Zählerstandsdaten erhoben und verarbeitet werden. Bei den Zählerständen, die von den Kunden per Zählerstandskarte eingereicht werden, geschah dies bislang manuell. Capita hat diesen Prozess für die Kommunalbetriebe nun vollständig automatisiert und digitalisiert.

Issue_Input_Impact

 

Die Herausforderung

Die Kommunalbetriebe müssen jedes Jahr zur Stichtagsablesung rund 20.000 Zählerstände über handgeschriebene Karten erfassen und in ihr System übertragen. Dies geschieht grundsätzlich in der Weihnachtszeit. Die Abwasserkunden, die solche Zählerstandskarten nutzen, senden diese an die Kommunalbetriebe. Bislang mussten die per Hand ausgefüllten Karten dort von den Mitarbeitern entziffert und für die weitere Verarbeitung ebenfalls per Hand ins System eingepflegt werden.

Die Kommunalbetriebe baten Capita, diesen bislang manuellen Prozess auf Unternehmensseite zu automatisieren. Neben dem massiven Arbeitsaufwand und den damit verbundenen hohen Kosten sollte auch die Fehlerquote beim Entziffern und Übertragen der Zählerstände gesenkt werden.

Das Capita-Konzept

In einem ersten Schritt wurde der bisherige Prozess gemeinsam mit den Kommunalbetrieben analysiert. IT-Schnittstellen wurden überprüft und angepasst, um die manuelle Erfassung und Eingabe der Zählerstände problemlos in einen automatisierten Prozess überführen zu können.

Im Rahmen des neuen, automatisierten Prozesses wurden die Zählerstandskarten der Kunden zunächst an den Capita-Standort Erfurt geschickt und dort in einer modernen Scan-Straße in ein einfaches digitales Dokument verwandelt. Die entstandenen Roh-Scans wurden verschlüsselt, datenschutzkonform an Capita Intelligent Communications weitergeleitet und dort mit Hilfe von Robots detailliert ausgelesen. Anschließend wurden sie in eine digitale Form gebracht, die die Kommunalbetriebe in ihrem System weiterverarbeiten können.

Capita Intelligent Communications ist als britisches Capita-Tochterunternehmen mit einer eigenen Softwarelösung unter anderem auf die Digitalisierung von Dokumenten und Schriftstücken spezialisiert. Durch die künstliche, lernfähige Intelligenz der Robots lassen sich Auslesefehler, etwa bei schlecht lesbaren Handschriften, fast gänzlich vermeiden.

Die von Capita eingesetzten Robots erkennen z. B. bis zu 50.000 Arten von Handschriften und lesen diese sicher aus. Bei Bedarf spielen sie ein Dokument zudem zur manuellen Kontrolle zurück. Im Falle der Zählerstandskarten geschah dies bei lediglich 2 % der eingelesenen Karten: Sie wurden noch einmal von einem Menschen überprüft, ggf. korrigiert und freigegeben. In einem letzten Schritt wurden die so erfassten, vollständig digitalisierten Daten per Schnittstelle automatisch in das System der Kommunalbetriebe zurückübermittelt und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt.

Das Ergebnis

Solange die 20.000 Zählerstandskarten manuell be- und verarbeitet wurden, wurden dafür rund 1.000 Stunden benötigt. Mit der Capita-Lösung verringerte sich die Bearbeitungszeit für die Kommunalbetriebe deutlich – auf gerade einmal 50 Stunden. Das entspricht einer Reduzierung von 95 %. Mit dem Zeitaufwand sind auch die Kosten im Vergleich zur manuellen Bearbeitung stark gesunken.

Gleichzeitig konnte die Fehlerquote deutlich verbessert und Fehler bei der Auslese und Übertragung fast vollständig ausgeschlossen werden. Auch einen besonders „menschlichen“ Vorteil brachte die neue Lösung: In der ohnehin arbeitsintensiven Weihnachtszeit wurden die betroffenen Mitarbeiter deutlich entlastet, der Stress wurde reduziert und vorhandene Kapazitäten effizienter genutzt.